Être auto-entrepreneur suppose de bien savoir gérer les différents aspects administratifs de son entreprise. Une activité viable passe notamment par la bonne gestion de sa comptabilité. Découvrons quelques astuces en la matière.
Plan de l'article
L’ouverture d’un compte pour son activité
Depuis 2015, les auto-entrepreneurs sont tenus de disposer d’un compte dédié à leur activité professionnelle si leur chiffre d’affaires dépasse 10 000€ durant deux années civiles consécutives. Même sans obligation, il reste conseillé de séparer ses comptes personnel et professionnel. Pour ce faire, vous pourrez soit ouvrir un compte dans une banque tierce, soit demander à votre banque actuelle de vous en ouvrir un nouveau.
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Un compte dédié aux revenus de son activité permet de mieux gérer ceux-ci ; vous éviterez de mélanger les entrées et sorties d’argent liées à votre travail avec celles sans rapport avec votre activité.
L’utilisation d’un logiciel de facturation adapté
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Pour pouvoir établir des devis et factures claires et professionnelles, il vous faudra utiliser un logiciel de facturation. Il existe de très nombreux outils conçus pour les auto-entrepreneurs, tels que Freebe ou Facture.net par exemple. Certains sont gratuits, d’autres sont payants, mais restent néanmoins très abordables, permettant de lancer son activité facilement et de mieux gérer sa comptabilité au quotidien.
Un outil de facturation vous permet de voir en un coup d’œil les factures à venir ou les clients à relancer. De quoi éviter oublis et erreurs qui pourraient être lourds de conséquences pour votre trésorerie !
La liste de ses charges
Optimiser sa comptabilité, c’est aussi être conscient de ses charges, pas seulement de ses revenus. Aussi, avant même de lancer votre activité, établissez un tableau de vos charges prévisionnelles (sur une feuille Excel par exemple). Même si vous n’avez pas de salarié ou de local d’entreprise à payer, vous serez sûrement amené à souscrire à quelques outils professionnels pour pouvoir bien exercer votre activité. Indiquez les montants mensuels de ces charges, même si vous ne payez qu’un abonnement annuel. Lissez ce coût sur les 12 mois calendaires afin d’avoir une meilleure vue d’ensemble de vos charges mensuelles.
Le calcul de sa rentabilité
En auto-entreprise, on parle souvent de coût horaire et de tarif journalier moyen (dit TJM). Et pour cause ! C’est avec ce tarif que vous serez capable de savoir si vous entrez dans vos frais ou non. Ce tarif servira également de base commerciale pour conclure des contrats avec vos clients. Certaines plateformes d’auto-entrepreneurs comme Malt proposent d’ailleurs d’indiquer votre tarif journalier moyen. Celui-ci est indiqué comme moyen, car libre à vous de l’ajuster à la hausse ou à la baisse selon le type de mission ou de client concerné.
Pour calculer votre rentabilité et vos revenus nets, n’oubliez pas de prendre en compte les cotisations auxquelles vous êtes soumis mensuellement. Au même titre qu’un salarié a une différence de revenu entre le brut et le net, vous aurez, vous aussi, une différence entre ce que vous facturerez et ce que vous toucherez réellement, à la suite des cotisations sociales mensuelles ou trimestrielles.
D’ailleurs, n’oubliez pas que le pourcentage de ces cotisations varie selon votre activité (vente de marchandises, prestations artisanales, services, activité libérale).
La gestion de sa trésorerie et de ses échéances de paiement
Au-delà du calcul de sa rentabilité, vous devez bien gérer sa trésorerie et ses échéances de paiement. Effectivement, c’est grâce à une bonne gestion financière que vous pourrez éviter les problèmes d’impayés ou de découverts bancaires.
Pour cela, commencez par établir des factures claires et précises en y indiquant toutes les informations nécessaires : vos coordonnées bancaires si vous acceptez les virements, la date limite de paiement ainsi que les pénalités en cas de retard. Il peut aussi être judicieux d’établir des conditions générales de vente (CGV) afin d’encadrer juridiquement votre relation commerciale avec vos clients.
N’hésitez pas à relancer vos clients dès que la date limite approche et à leur envoyer régulièrement des rappels s’ils tardent à payer. Les logiciels comptables comme QuickBooks peuvent faciliter cette tâche en automatisant l’envoi des factures et des relances.
Veillez toujours à conserver un suivi précis de votre trésorerie afin d’être informé rapidement en cas d’éventuels impayés ou de retards dans le paiement. Un tableau simple reprenant l’état actuel du compte bancaire peut suffire pour cela.
Et si malgré tout cela vous rencontrez des difficultés financières importantes telles qu’un découvert bancaire trop important ou un redressement fiscal inattendu, n’hésitez surtout pas à demander conseil auprès d’un expert-comptable qui saura vous aiguiller vers les meilleures solutions.
Les bonnes pratiques pour éviter les impayés et les retards de paiement
En tant qu’auto-entrepreneur, il faut mettre en place de bonnes pratiques pour éviter les impayés et les retards de paiement.
Avant même d’accepter un client, prenez le temps de vérifier sa solvabilité. N’hésitez pas à demander des références ou à effectuer une recherche sur internet pour savoir si cette entreprise ou ce particulier a été signalé pour des impayés. Vous pouvez aussi utiliser des services comme Verif.com qui permettent de consulter facilement la santé financière d’une entreprise.
Une fois que vous avez accepté un client, n’hésitez pas à lui demander un acompte lorsqu’il s’agit d’un montant important. Cette somme gardée en garantie vous permettra de limiter au maximum les risques d’impayés. Attention cependant à ne pas abuser de cette pratique qui peut être perçue comme contraignante par certains clients.
Soyez clair dans votre communication avec vos clients concernant vos tarifs et les conditions de paiement. Si possible, proposez-leur plusieurs moyens de paiement afin qu’ils puissent choisir celui qui leur convient le mieux (carte bancaire, virement SEPA, PayPal…).
N’hésitez pas à instaurer une politique stricte en cas d’impayé (frais supplémentaires et recours judiciaires), tout en restant courtois dans votre communication avec votre clientèle.
Grâce à ces différentes astuces et bonnes pratiques mises en place dès le début de votre activité, vous pourrez éviter les problèmes financiers et ainsi vous consacrer pleinement à la gestion de votre entreprise.
