La location de salle de réunion est indispensable à la tenue d’une grande variété d’événements professionnels (séminaires, réunions d’affaires, assemblées générales, etc.) Pour que tout se déroule à merveille, rien ne doit être négligé lors de la phase de préparation.
Il existe d’ailleurs des prestataires compétents et aptes à prendre en charge tous les aspects organisationnels, matériels et techniques des événements professionnels. Découvrez dans cet article comment réserver la salle de réunion qui vous convient.
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Plan de l'article
Location d’une salle de réunion : les services proposés
Lorsque vous louez une salle de réunion, vous pouvez profiter d’un certain nombre de services supplémentaires, ou les demander en option. D’ailleurs, la plateforme Officeriders vous permet de réserver une salle confortable et à des tarifs très accessibles. En général, vous bénéficierez d’un espace avec les services suivants :
- Un espace de détente confortable pour les pauses,
- Des espaces de travail fermés ou ouverts, intégrés à la salle de réunion,
- Des équipements modulables (chaises, tables, fauteuils, tableaux, etc.) adaptés aux besoins des événements professionnels.
De plus, la location de salles de réunion comprend divers outils adaptés aux besoins de l’entreprise : projecteur, connexion internet, micros, scanner, écran TV, branchements informatiques, etc. Ainsi, les entreprises locataires peuvent s’y installer le temps de leur réunion sans contrainte matérielle ou organisationnelle.
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Les points clés pour réserver une salle de réunion
La location d’une salle de réunion n’est pas facile et pour la réussir, veillez à ce que la salle soit adaptée à votre événement d’entreprise. Les salles de formation par exemple peuvent facilement accueillir des comités d’entreprise car elles sont modulables, ce qui n’est pas le cas des salles avec des sièges fixes.
Adaptez aussi la salle de réunion au nombre de participants. Cela peut paraître évident, mais si votre salle a une capacité de 50 personnes, elle ne peut pas prendre une personne de plus ! Et oui, même un participant supplémentaire peut faire la différence. À l’inverse, ne choisissez pas une salle de d’une capacité de 70 personnes si vous les participants ne sont qu’une vingtaine…
Pour les événements professionnels, comme les formations, il est préférable de louer une salle de conférence éclairée par la lumière du jour. En général, elles sont plus confortables, tandis que les salles avec éclairage artificiel sont chères.
En fonction du type de réunion que vous voulez organiser (échange d’informations, examen, interaction, résolution de problèmes ou prise de décision), vous devez définir avec soin la disposition de la salle. Il existe plusieurs types de dispositions : en U, en théâtre, en salle de classe et en table ronde et le choix se fera selon l’interaction entre les participants.
Concernant les pauses, elles dépendent souvent de la nature et de la durée de l’événement. Pour une courte réunion d’une heure, il n’est pas nécessaire de prévoir un petit-déjeuner, mais si le lieu de location propose une machine à café, ce ne sera pas de refus. En revanche, pour les réunions plus longues, les réunions du conseil d’administration et les sessions de formation, vous devez prévoir au moins un café de bienvenue, des pauses-café la matinée et/ou l’après-midi et des plateaux-repas.
Services supplémentaires inclus dans le prix de la location d’une salle de réunion
En général, la location d’une salle pour un événement professionnel offre des services assez similaires comme nous l’avons dit plus haut : Matériel informatique, tableau, connexion, écran de projection, sonorisation etc. Ces services sont inclus dans le prix de la location, mais il est important de bien vérifier ce qui est inclus dans le tarif.
Vous pouvez également demander des services spécialisés en fonction des besoins de votre événement. Par exemple, certaines entreprises prévoient un service de restauration pour le déjeuner dans une grande salle pour les participants à la formation. Dans ce cas, vous devez demander à l’équipe du lieu de location si ce service supplémentaire est proposé.
